1、目的

为确保质量管理体系、环境管理体系的有效运行，保存足够之记录显示所需之质量已达成或环境绩效已达成且证明质量体系、环境体系之有效运作。

2、范围

凡本厂内与质量、环境有关之任何记录均属之。

3、定义

质量记录：质量管理体系有效运行的结果及依据。

环境记录：环境管理体系有效运行的结果及依据。

4、职责

相关部门：各种质量系统、环境系统有关记录的保存及管制。

5、流程说明：

5.1承认：质量记录、环境记录的有效性须经由相关人员签署后方可生效，若记录笔记修改后也须经签认（特别是相关的技术文件及检验结果）。

5.2收集：各种记录之收集，由分发及被分发部门保管人予以收集，整理、分类区分之。

5.3编制索引：保存记录之部门须将内容（如客户类别、供应商别、日期、序号等）或记录编号，编制索引及目录以易于查找，记录的编号一般以××(年)××(月)××(流水号)或印刷流水号表示，如020501表示2002年5月的第1份记录。

5.4归档：记录应依记录性质予以归档，归档的方式由记录保管人决定，以方便调阅为原则，对归档之记录的调阅，须取得部门主管或代理人的同意后方可调阅。

5.5保存：

5.5.1记录保存方式可使用档案夹，电脑……等方式。

5.5.2所有多联式记录之保存年限以原分发部门为基准，即欲查核某记录之内容，以原分发部门所保存之记录(即原稿)为依据。

5.5.3储存地点须有良好的环境控制如：通风、干燥、无易燃品、腐蚀品等，

以防止记录的损伤，污染及遗失。

5.5.4记录的种类：

     质量体系记录包括:

A.     管理评审记录;

B.      内审记录;

C.      纠正和预防措施报告;

D.     培训记录;

E.      采购合同;

F.      业务订单;

G.     仪器校验记录, 等

         环境体系记录包括:

A.     投诉记录;

B.     培训记录;

C.     过程监视记录;

D.     检查,保养和校正记录;

E.      有关供应商的记录;

F.      事故报告;

G.     紧急准备记录;

H.     审核记录;

I.        管理评审记录;

J.       外部沟通记录;

K.    法规要求的记录;

L.      环境因素记录;

M.   环境会议记录;

N.    环境绩效记录;

O.    法规符合性记录;

P.      与相关方交流的记录, 等.

5.5.5 所有记录应该登记于《记录一览表》进行控制.

5.5.6 记录务必做到干净整洁，数据清晰，标好日期的标示与编号，健全资料目录，并分好部门类别，整齐有序地保存。

5.5 维护：各保管部门每个月应检视记录，如有超过年限之记录依实际情况，予以销毁或另作标示，集中保管或置于原档案夹内仅供参考。

6、相关文件

   7.1《文件控制程序》

7、附件

7.1《记录一览表》

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